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企业法讯 | 员工的离职证明到底应该怎么开,不做好这几点还得赔钱?

作者:劳动人事事务部

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JAN. 2024

  • 有过工作经历的劳动者在入职新用人单位时,新用人单位都会要求提供离职证明。大家俗称的离职证明,在劳动合同法中称之为解除、终止劳动合同的证明。那么离职证明是否企业必须要开具?怎样的离职证明才算合法有效?



01

开具离职证明是用人单位的法定义务






法律规定,用人单位有出具解除或者终止劳动合同证明(离职证明)的法定义务。如果用人单位未出具离职证明的,由劳动行政部门责令改正;如果因此给劳动者造成损害的,用人单位还应当承担赔偿责任。


这里的赔偿责任,可能是赔偿因未出具离职证明导致劳动者无法申领失业保险待遇的损失,也可能是赔偿因未出具离职证明导致劳动者无法入职下一家新用人单位的劳动报酬损失。


司法实践中常见的主要是无法入职下一家新用人单位的劳动报酬损失,但在案件审判中对劳动者要求的举证责任较高,不仅需要证明存在实际经济损失,并且该损失与用人单位不出具离职证明之间存在因果关系。


法官往往会从原用人单位不出具离职证明的恶意程度(劳动者是否已有明确书面要求出具但原用人单位并未出具)、劳动者离职前12个月的月均工资(银行流水)、拟入职新用人单位的工作岗位和薪资(录用通知书)、劳动者在得知拟入职用人单位对于离职证明的明确需求后是否有主动、强烈要求原用人单位开具离职证明(面试通知、入职要求、沟通记录)等因素进行综合分析判断。



劳动者没有办理离职交接,并非系用人单位不出具离职证明的理由。如果劳动者拒不配合工作交接,给用人单位造成实际经济损失的,用人单位也有权要求劳动者承担赔偿责任。

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02

离职证明的用处



01

便于劳动者办理失业登记,领取失业保险金


法律对于可以领取失业保险金的失业人员范围有明确规定,其中需要满足“非因本人意愿中断就业”的情形之一。因此,用人单位在出具离职证明时,应当据实写明终止或解除劳动关系的原因,告知劳动者按照规定是否享受失业保险待遇的权利。

02

确认劳动者已与上一家用人单位解除或终止劳动关系


用人单位在拟录用新劳动者时,往往要求劳动者提供前一家用人单位的离职证明,以确认劳动者与原用人单位之间已经解除或终止劳动关系,同时也作为核实该劳动者的以往工作履历是否真实的依据之一。除外,劳动者的离职证明上载明的累积工作年限,对于用人单位核实年休假天数、医疗期天数等关键问题均有参考意义。


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03

用人单位应当开具合法有效的离职证明






《劳动合同法实施条例》明确规定离职证明应当包含的具体内容,其中包括劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。


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用人单位若仅出具书面解除/终止劳动合同通知书,没有额外再出具离职证明的,如果前述解除/终止劳动合同通知书中已包含了法定要件的,也产生离职证明的效力。如果解除/终止劳动合同通知书缺失法定要件的,则视作用人单位未出具离职证明,用人单位还是会有赔偿劳动者损失的风险。




法律并未规定离职证明必须要写明离职原因,用人单位如确需对离职原因做具体描述的,应当注意和实际离职情况相符。


司法实践中,法院认为“用人单位出具离职证明系其义务,并非权利,应当从保障处于相对弱势地位的劳动者角度记载相关事项,离职证明并非用人单位行使用工评价的管理手段。”因此,用人单位在出具的离职证明中尽量避免记载其他无关信息,降低承担损失赔偿的风险。


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用人单位应当在与劳动者解除或终止劳动合同后及时开具离职证明,并在出具离职证明后要求劳动者书面签收并保留好签收回执。


如果劳动者已离职的,建议用人单位书面通知劳动者领取离职证明,如劳动者未领取或未回复的,用人单位可邮寄书面离职证明至劳动者事先提供的送达地址,或通过微信、邮件等方式电子送达离职证明,并固定送达过程和相关证据,以保障用人单位不存在过错。

  相关法规 丨 Regulations 



1.《中华人民共和国劳动合同法》


第五十条 用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。


第八十九条 用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明,由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。


2.《中华人民共和国劳动合同法实施条例》


第二十四条 用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明,应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。


3.《广东省失业保险条例》


第十五条 失业人员同时符合下列条件的,可以领取失业保险金,并按照规定享受其他失业保险待遇:


(一)失业前用人单位和本人已经缴纳失业保险费累计满一年,或者不满一年但本人有失业保险金领取期限的;

(二)非因本人意愿中断就业的;

(三)已经办理失业登记,并有求职要求的。

第十六条 非因本人意愿中断就业包括下列情形:

(一)依照《中华人民共和国劳动合同法》第四十四条第一项、第四项、第五项规定终止劳动合同的;

(二)用人单位依照《中华人民共和国劳动合同法》第三十九条、第四十条、第四十一条规定解除劳动合同的;

(三)用人单位依照《中华人民共和国劳动合同法》第三十六条规定向劳动者提出解除劳动合同并与劳动者协商一致解除劳动合同的;

(四)用人单位提出解除聘用合同或者被用人单位辞退、除名、开除的;

(五)劳动者本人依照《中华人民共和国劳动合同法》第三十八条规定解除劳动合同的;

(六)法律、法规、规章规定的其他情形。


第三十五条 用人单位应当在终止或者解除劳动合同时为失业人员出具终止或者解除劳动关系证明,据实写明终止或者解除劳动关系的原因,告知其享有按照规定享受失业保险待遇的权利,并自终止或者解除劳动关系之日起十五日内将失业人员名单告知社会保险经办机构。


第四十条 用人单位有下列行为之一的,由社会保险行政部门或者社会保险费征收机构依法处理;致使失业人员不能享受或者不能完全享受失业保险待遇的,用人单位依法承担赔偿责任:

(一)未参加失业保险的;

(二)未如实出具终止或者解除劳动关系证明的;

(三)未如实申报职工缴费工资的;

(四)未按时足额缴纳失业保险费的;

(五)违反失业保险法律、法规的其他行为。

对赔偿发生争议的,按照劳动争议处理程序处理。


4.《劳动部关于实行劳动合同制度若干问题的通知》


15.在劳动者履行了有关义务终止、解除劳动合同时,用人单位应当出具终止、解除劳动合同证明书,作为该劳动者按规定享受失业保险待遇和失业登记、求职登记的凭证。


证明书应写明劳动合同期限、终止或解除的日期、所担任的工作。如果劳动者要求,用人单位可在证明中客观地说明解除劳动合同的原因。


5.《劳动部关于企业职工流动若干问题的通知》


四、用人单位与职工解除劳动关系后,应当及时向职工提供相应的证明材料。在招用职工时应查验其终止、解除劳动合同的证明,以及其他能证明该职工与任何用人单位不存在劳动关系的凭证,方可与其签订劳动合同。


用人单位违反法律、法规和有关规定从其他单位在职职工中招录人员,给原用人单位造成损失的,用人单位应当承担连带赔偿责任。

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