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SEPT. 2024
在商业交易中,客户拖欠货款是供货企业经常遇到的问题。为了有效追回欠款,供货企业需要提前做好充分的准备,收集相关证据材料,并通过适当的法律途径进行追讨。
本文将详细介绍在客户拖欠货款的情况下,供货企业应该准备哪些材料以及如何有效追讨欠款。
在客户拖欠货款的情况下,供货企业应当收集并整理以下几类关键材料:
1、买卖合同 买卖合同(或采购单)是证明双方达成了买卖合意的最直接的证据,供货企业应确保双方签订的交易合同中明确约定了货物名称、付款方式、付款期限、违约责任等内容,并确保有加盖客户公章或法定代表人签字,以确保其法律效力。 2、送货单或签收凭证 送货单或签收凭证可以证明供货企业已经履行了合同义务,货物已经交付给客户。送货单应注明货物名称、数量、交付时间等信息,并确保由客户签字或盖章确认。 需要注意的是,因实践中往往难以让客户在送货单上加盖公章,且接收货物的人很可能并非是客户的法定代表人,故在此情况下,建议在买卖合同中提前约定好接收货物的人员姓名,并在货物送达后,通过微信群、电子邮件等方式告知客户货物已送达的情况,以避免潜在的风险。 3、对账单 对账单是证明客户欠款数额的关键证据,同样需要注意让客户加盖公章或由法定代表人签字。 不过在实践中,对账单中签字的人员,有时是客户公司的财务人员,此时应注意向客户法定代表人核实该人员的身份,或在向其法定代表人催款时,将该对账单一并发送,以固定对账单。 4、催款记录 供货企业督促客户支付货款的记录也非常重要。常见的催款记录,有往来函件、电子邮件、手机短信、通话录音、微信聊天记录等,该记录可以证明双方关于付款的沟通情况,以及客户曾经做出的付款承诺。在对账记录、送货记录等材料缺失时,有些催款记录也可以充当补位的作用。 5、银行转账记录 如果客户曾经进行过部分付款,在诉讼或仲裁过程中,供货企业应提供相关的银行转账记录,以便与买卖合同、对账记录、催款记录相印证,证明客户当前的欠款金额。 6、发票 部分交易合同中,会约定先开票后付款,按照主流观点,此类约定一般不能成为不付货款的理由,但有可能会导致供货企业无法主张违约责任。 故如合同中有约定先开票后付款,可以考虑先行开具最早一期未付款的发票,但如有证据证明客户已出现经营情况严重恶化、被列为失信被执行人等可能影响合同履行的情况、或双方实际履行中都是先付款后开票,也可考虑暂不开具未付款的发票。 首先,可以通过电话、邮件、微信或面谈等方式与客户进行友好协商,表明供货企业的立场和要求。 如果友好协商无果,供货企业可以委托律师发送正式的律师函,要求客户在规定期限内支付欠款。 律师函可以增加催款的正式性,给予客户压力,同时也为后续法律行动奠定基础。 若客户仍不支付,供货企业可根据合同中约定的争议解决方式,选择提起诉讼或申请仲裁。诉讼和仲裁需提交前文提到的相关证据材料,以证明客户拖欠货款的事实。 在诉讼或仲裁过程中,供货企业可以申请财产保全措施,如查封客户的银行账户或冻结其资产,防止客户转移财产,增加回款的成功率。 如果供货企业已取得胜诉的法院判决或仲裁裁决,但客户仍不履行付款义务,供货企业可以向法院申请强制执行。 法院立案受理强制执行的申请后,将会全面查控被执行人名下的财产,要求被执行人报告财产,并视情况采取限制高消费、列入失信被执行人、罚款、司法拘留等强制执行措施。
一旦发现客户有债务爆发的苗头,应及时采取诉讼(或仲裁)方式维权,并申请财产保全,以免债务爆发后,客户丧失偿债能力。
客户拖欠货款可能会对供货企业的现金流造成不利影响,甚至影响供货企业的正常运转。因此,供货企业应高度重视,提前准备好相关材料,通过合理的方式与客户沟通、协商,并根据情况采取适当的法律途径进行追讨,最大限度地保障自身的合法权益。
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